09:00. Das Weekly Leadership Meeting beginnt. Die ersten fünf Minuten gehören den aktuellen Umsatzzahlen. Noch während der CFO spricht, vibriert die Smartwatch. Der Geschäftsführer eines Lieferanten bittet um einen dringenden Rückruf.
09:17. Teams. Die IT braucht eine Entscheidung zu einem Cybersecurity-Thema. „Nur zwei Minuten."
09:24. WhatsApp. Zu Hause funktioniert der Kühlschrank immer noch nicht. Kannst du den Handwerker anrufen?
09:31. Zurück im Meeting. Es geht inzwischen um die Personalplanung für das vierte Quartal. Ich brauche einen Moment, um überhaupt wieder zu wissen, worüber gerade gesprochen wird.
09:46. Outlook. 37 neue E-Mails.
10:02. Ein Kollege steckt den Kopf durch die Tür. „Hast du kurz fünf Minuten?" Natürlich. Es dauert zwanzig.
Man verzeihe mir den Vergleich, aber ich habe in letzter Zeit viel über Geopolitik und Konflikte geschrieben. Das Vokabular ist offenbar etwas hängen geblieben. Manchmal fühlt sich ein Arbeitstag an wie eine Maschinengewehrsalve. Nur dass ich nicht versuche, in Deckung zu gehen, sondern freiwillig immer wieder in die Schusslinie springe. Schließlich bin ich produktiv.
Doch bin ich das wirklich? Und zeugt das von gutem Management? Wohl kaum. Eigentlich ist genau diese Art zu arbeiten das Gegenteil von Produktivität.
Die meisten Menschen glauben, Context Switching koste vor allem Zeit. Das stimmt natürlich. Jedes Mal, wenn wir unterbrochen werden, verlieren wir ein paar Minuten. Doch Zeit ist vermutlich der kleinste Verlust. Der eigentliche Preis ist etwas anderes.
Unser Gehirn baut permanent Kontext auf. Sobald wir beginnen, einen Vertrag zu lesen, entsteht ein mentales Modell. Wir ordnen Informationen ein, erinnern uns an frühere Gespräche, stellen Zusammenhänge her und entwickeln nach und nach ein vollständiges Bild der Situation. Wechseln wir anschließend in eine Strategiediskussion, braucht unser Gehirn ein völlig anderes Modell. Danach folgt die Budgetplanung, ein Mitarbeitergespräch oder eine Kundenreklamation – und jedes Mal beginnt derselbe Aufbauprozess von vorne.
Vielleicht besteht die eigentliche Arbeit moderner Wissensarbeiter gar nicht mehr im Denken selbst. Der größte Teil unserer mentalen Energie fließt in den ständigen Wiederaufbau von Kontext.
Wir verlassen einen Gedankenraum, bauen den nächsten auf, reißen ihn wenig später wieder ab und beginnen erneut. Dieser Prozess geschieht so selbstverständlich, dass wir ihn kaum wahrnehmen. Dabei ist genau er die eigentliche Vorarbeit jedes produktiven Gedankens. Bevor wir überhaupt eine gute Entscheidung treffen, ein Problem lösen oder eine kreative Idee entwickeln können, muss unser Gehirn zuerst wieder verstehen, wo es gerade ist und welche Welt in diesem Moment überhaupt gilt.
Das führt zu einer interessanten Beobachtung. Warum fühlen sich viele Menschen abends völlig erschöpft, obwohl sie „gar nichts geschafft" haben? Nicht wegen der Arbeitsmenge. Sondern weil sie zwanzigmal ihr Gehirn gezwungen haben, neu anzufangen.
Man sagt doch gerne, das Gehirn sei ein Muskel und müsse trainiert werden, fit gehalten werden. Also erlaube ich mir den Vergleich mit Training im Fitnessstudio. Sollten echte Sportler unter meinen Lesern sein, bitte korrigiert mich, wenn ich den Vergleich falsch ziehe.
Stellen wir uns einen Sportler vor, der gezielt bestimmte Muskelgruppen bearbeitet. Sein Ziel ist es, mit einem balancierten Trainingsplan für allgemeinen Muskelaufbau, Kraft und Fitness zu sorgen. Jede Muskelgruppe wird konzentriert trainiert und bekommt anschließend ausreichend Erholung. In Auszügen:
Montag, Oberkörper Drücken:
- Bankdrücken 4 × 6–8
- Schrägbankdrücken mit Kurzhanteln 3 × 8–10
- Schulterdrücken 3 × 8–10
- Seitheben 3 × 12–15
- Trizepsdrücken am Kabelzug 3 × 10–12
- Plank 3 × 45–60 Sekunden
Dienstag, Unterkörper:
- Kniebeugen oder Beinpresse 4 × 6–10
- Rumänisches Kreuzheben 3 × 8–10
- Ausfallschritte 3 × 10 je Bein
- Beinbeuger 3 × 10–12
- Wadenheben 4 × 12–15
- Beinheben 3 × 10–15
Mittwoch, Erholung:
- Leichte Bewegung, etwa 30–45 Minuten Gehen, Radfahren oder lockeres Schwimmen, keine erschöpfenden Übungen
Donnerstag, Oberkörper Ziehen:
- Klimmzüge oder Latzug 4 × 6–10
- Rudern am Kabelzug 3 × 8–12
- Einarmiges Kurzhantelrudern 3 × 8–10 je Seite
- Reverse Flys 3 × 12–15
- Face Pulls 3 × 12–15
- Bizepscurls 3 × 10–12
Freitag, Ganzkörper und Athletik:
- Kreuzheben oder Trap-Bar Deadlift 3 × 5–6
- Goblet Squats 3 × 10
- Liegestütze oder leichtes Bankdrücken 3 × 10–15
- Rudern 3 × 10–12
- Farmer's Walk 4 × 30–40 Meter
- 15–20 Minuten moderates Ausdauertraining
Wochenende, Erholung und Ausdauer:
- Ein Tag vollständig frei, am anderen optional 30–60 Minuten lockeres Ausdauertraining oder eine andere Sportart
Ein Plan mit Struktur. Jede Muskelgruppe bekommt ihren Tag, ihren Reiz, ihre Erholung. Man muss kein Sportwissenschaftler sein, um zu erkennen, dass hier etwas aufgebaut wird.
Im Vergleich dazu ein Sportler, der alles auf einmal will. Der maximal fragmentierte Trainingsplan. Montag, Dienstag, Donnerstag und Freitag, jeden Tag dasselbe:
- Bankdrücken 1 × 10
- Schrägbankdrücken mit Kurzhanteln 1 × 10
- Schulterdrücken 1 × 10
- Seitheben 1 × 10
- Seilspringen 5 Minuten
- Trizepsdrücken am Kabelzug 1 × 10
- Kniebeugen oder Beinpresse 1 × 10
- Rumänisches Kreuzheben 1 × 10
- Ausfallschritte 1 × 10 je Bein
- Bauch-Beine-Po 5 Minuten
- Beinbeuger 1 × 10
- Wadenheben 1 × 10
- Klimmzüge oder Latzug 1 × 10
- Rudern am Kabelzug 1 × 10
- Einarmiges Kurzhantelrudern 1 × 10 je Seite
- Reverse Flys 1 × 10
- Face Pulls 1 × 10
- Bizepscurls 1 × 10
- Hot Yoga 5 Minuten
- Kreuzheben oder Trap-Bar Deadlift 1 × 10
- Goblet Squats 1 × 10
- Liegestütze 1 × 10
- Farmer's Walk 5 Minuten
- Ausdauertraining 5 Minuten
- Plank 1 × 15 Sekunden
- Beinheben 1 × 10
Dazwischen wird permanent das Gerät gewechselt, das Gewicht eingestellt, die Matte gesucht und der nächste freie Trainingsbereich angesteuert. Kein Muskel bekommt einen ernsthaften Trainingsreiz, aber jeder darf kurz erfahren, dass er heute auch gemeint war.
Falls dieser zweite Plan anstrengend zu lesen war: Das war die Absicht. Genau so sieht der Tag aus, den wir Produktivität nennen.
Zurück zum Managen. Sieht doch manchmal echt ähnlich aus. Andere Räume, andere Calls, andere Arbeitsgruppen, neue Themen. Schnell noch eine Entscheidung. Zwischendurch den Affen eines Kollegen übernommen. Ein paar E-Mails, zwei Teams-Nachrichten, ein Rückruf. Und schon wieder ein völlig anderer Kontext. Und dennoch nennen wir es Produktivität.
Es ist sicher an der Zeit, sich auch mal wieder mehr Zeit für Themen zu nehmen, Herr seines Tagesablaufs zu werden und einzelnen Gedanken wieder lange genug Raum zu geben, um überhaupt Tiefe entwickeln zu können. Man ist deswegen am Tagesende nicht unbedingt weniger erschöpft, aber wahrscheinlich war man wirklich produktiv und kann sich sogar an Details erinnern.
Provokant stelle ich in den Raum, dass in diesem Problem auch ein wenig begründet liegt, dass Strategie hinter Reaktionsgeschwindigkeit zurücktritt, wie ich in meinem Artikel „Die neue Koordinationsschicht" vor ein paar Wochen dargestellt habe. Aber die Ursache könnte eine andere sein, als ich damals behauptet habe. Vielleicht ist Strategie heute nicht deshalb so schwierig, weil wir schneller sein müssen oder weil uns die Ideen fehlen. Sondern weil niemand lange genug in einem einzigen Gedankenraum bleibt.
Vielleicht besteht Produktivität heute nicht mehr darin, möglichst viele Dinge gleichzeitig zu tun. Vielleicht besteht sie darin, möglichst wenige Kontexte gleichzeitig zuzulassen.
Tiefe entsteht nicht zwischen zwei Unterbrechungen. Sie entsteht dort, wo ein Gedanke lange genug leben darf.
9:00. The weekly leadership meeting begins. The first five minutes belong to the current revenue figures. While the CFO is still speaking, the smartwatch buzzes. The managing director of a supplier is asking for an urgent callback.
9:17. Teams. IT needs a decision on a cybersecurity matter. "Just two minutes."
9:24. WhatsApp. The fridge at home still isn't working. Can you call the repairman?
9:31. Back in the meeting. It has moved on to headcount planning for the fourth quarter. I need a moment just to work out what is being discussed right now.
9:46. Outlook. 37 new emails.
10:02. A colleague sticks his head through the door. "Do you have five minutes?" Of course. It takes twenty.
Forgive me the comparison, but I have written a great deal about geopolitics and conflict lately. The vocabulary has apparently stuck. Some days, work feels like machine-gun fire. Except that I am not trying to take cover — I keep volunteering to jump back into the line of fire. After all, I am being productive.
But am I really? And does this speak of good management? Hardly. This way of working is, in fact, the opposite of productivity.
Most people believe that context switching mainly costs time. That is true, of course. Every time we are interrupted, we lose a few minutes. But time is probably the smallest loss. The real price is something else.
Our brain is permanently building context. The moment we begin reading a contract, a mental model forms. We sort information, recall earlier conversations, establish connections, and gradually develop a complete picture of the situation. When we then switch into a strategy discussion, our brain needs an entirely different model. After that comes budget planning, a performance review, or a customer complaint — and each time, the same construction process starts again from the beginning.
Perhaps the real work of the modern knowledge worker no longer lies in thinking itself. Most of our mental energy goes into the constant rebuilding of context.
We leave one room of thought, build the next, tear it down again shortly afterward, and start over. This process happens so naturally that we barely notice it. And yet it is precisely the groundwork of every productive thought. Before we can make a good decision, solve a problem, or develop a creative idea, our brain first has to understand again where it is and which world applies at this particular moment.
This leads to an interesting observation. Why do so many people feel completely exhausted in the evening, even though they "got nothing done"? Not because of the amount of work. But because they forced their brain to start over twenty times.
People like to say that the brain is a muscle that has to be trained, kept fit. So allow me the comparison with training at the gym. If there are real athletes among my readers, please correct me if I draw the comparison wrong.
Picture an athlete who works specific muscle groups in a targeted way. The goal is a balanced training plan for general muscle building, strength, and fitness. Each muscle group is trained with focus and then gets sufficient recovery. In excerpts:
Monday, Upper Body Push:
- Bench press 4 × 6–8
- Incline dumbbell press 3 × 8–10
- Overhead press 3 × 8–10
- Lateral raises 3 × 12–15
- Cable triceps pushdown 3 × 10–12
- Plank 3 × 45–60 seconds
Tuesday, Lower Body:
- Squats or leg press 4 × 6–10
- Romanian deadlift 3 × 8–10
- Lunges 3 × 10 per leg
- Leg curls 3 × 10–12
- Calf raises 4 × 12–15
- Leg raises 3 × 10–15
Wednesday, Recovery:
- Light movement, about 30–45 minutes of walking, cycling, or easy swimming, no exhausting exercises
Thursday, Upper Body Pull:
- Pull-ups or lat pulldown 4 × 6–10
- Cable rows 3 × 8–12
- One-arm dumbbell row 3 × 8–10 per side
- Reverse flyes 3 × 12–15
- Face pulls 3 × 12–15
- Biceps curls 3 × 10–12
Friday, Full Body and Athletics:
- Deadlift or trap-bar deadlift 3 × 5–6
- Goblet squats 3 × 10
- Push-ups or light bench press 3 × 10–15
- Rowing 3 × 10–12
- Farmer's walk 4 × 30–40 meters
- 15–20 minutes of moderate cardio
Weekend, Recovery and Endurance:
- One day completely off, on the other optionally 30–60 minutes of easy cardio or another sport
A plan with structure. Each muscle group gets its day, its stimulus, its recovery. You do not have to be a sports scientist to see that something is being built here.
By comparison, an athlete who wants everything at once. The maximally fragmented training plan. Monday, Tuesday, Thursday, and Friday, the same thing every day:
- Bench press 1 × 10
- Incline dumbbell press 1 × 10
- Overhead press 1 × 10
- Lateral raises 1 × 10
- Jump rope 5 minutes
- Cable triceps pushdown 1 × 10
- Squats or leg press 1 × 10
- Romanian deadlift 1 × 10
- Lunges 1 × 10 per leg
- Abs-legs-glutes 5 minutes
- Leg curls 1 × 10
- Calf raises 1 × 10
- Pull-ups or lat pulldown 1 × 10
- Cable rows 1 × 10
- One-arm dumbbell row 1 × 10 per side
- Reverse flyes 1 × 10
- Face pulls 1 × 10
- Biceps curls 1 × 10
- Hot yoga 5 minutes
- Deadlift or trap-bar deadlift 1 × 10
- Goblet squats 1 × 10
- Push-ups 1 × 10
- Farmer's walk 5 minutes
- Cardio 5 minutes
- Plank 1 × 15 seconds
- Leg raises 1 × 10
In between, the machine is constantly changed, the weight adjusted, the mat located, the next free training area approached. No muscle receives a serious training stimulus, but each one gets to briefly experience that it was meant today too.
If that second plan was exhausting to read: that was the intention. This is exactly what the day we call productivity looks like.
Back to management. It really does look similar sometimes. Different rooms, different calls, different working groups, new topics. Quickly, one more decision. In between, taking on a colleague's monkey. A few emails, two Teams messages, a callback. And already a completely different context. And still we call it productivity.
It is surely time to take more time for topics again, to become master of one's own day, and to give individual thoughts enough room to develop any depth at all. You are not necessarily less exhausted at the end of the day, but you were probably genuinely productive — and can even remember the details.
Provocatively, I would suggest that part of the reason strategy retreats behind reaction speed, as I described a few weeks ago in my article "The New Coordination Layer," lies in this problem too. But the cause may be different from what I claimed back then. Perhaps strategy is so difficult today not because we have to be faster, or because we are short of ideas. But because nobody stays in a single room of thought long enough.
Perhaps productivity today no longer consists of doing as many things at once as possible. Perhaps it consists of allowing as few contexts at once as possible.
Depth does not form between two interruptions. It forms where a thought is allowed to live long enough.
9:00. Начинается еженедельное совещание руководства. Первые пять минут принадлежат текущим показателям выручки. Пока финансовый директор ещё говорит, вибрирует смарт-часы. Управляющий директор одного из поставщиков просит срочно перезвонить.
9:17. Teams. ИТ нужно решение по вопросу кибербезопасности. «Всего две минуты».
9:24. WhatsApp. Дома всё ещё не работает холодильник. Можешь позвонить мастеру?
9:31. Снова на совещании. Речь тем временем идёт о планировании персонала на четвёртый квартал. Мне нужна секунда, чтобы вообще снова понять, о чём сейчас говорят.
9:46. Outlook. 37 новых писем.
10:02. Коллега заглядывает в дверь. «У тебя есть пять минут?» Конечно. Это занимает двадцать.
Простите мне это сравнение, но в последнее время я много писал о геополитике и конфликтах. Лексика, очевидно, немного прилипла. Иногда рабочий день ощущается как пулемётная очередь. Только я не пытаюсь укрыться — я снова и снова добровольно прыгаю под огонь. В конце концов, я ведь продуктивен.
Но так ли это на самом деле? И говорит ли это о хорошем управлении? Едва ли. По сути, именно такой способ работы — противоположность продуктивности.
Большинство людей считают, что переключение контекста стоит прежде всего времени. Это, конечно, верно. Каждый раз, когда нас прерывают, мы теряем несколько минут. Но время — вероятно, наименьшая потеря. Настоящая цена в другом.
Наш мозг постоянно выстраивает контекст. Как только мы начинаем читать договор, возникает ментальная модель. Мы упорядочиваем информацию, вспоминаем прежние разговоры, устанавливаем связи и постепенно вырабатываем целостную картину ситуации. Когда мы затем переключаемся в стратегическую дискуссию, мозгу нужна совершенно другая модель. Потом следует планирование бюджета, разговор с сотрудником или жалоба клиента — и каждый раз тот же процесс построения начинается с самого начала.
Возможно, настоящая работа современного работника умственного труда уже не состоит в самом мышлении. Большая часть нашей ментальной энергии уходит на постоянное перестроение контекста.
Мы покидаем одно пространство мысли, выстраиваем следующее, вскоре снова его сносим и начинаем заново. Этот процесс происходит настолько естественно, что мы его едва замечаем. А ведь именно он — подготовительная работа всякой продуктивной мысли. Прежде чем мы вообще сможем принять хорошее решение, решить проблему или развить творческую идею, мозг сначала должен снова понять, где он находится и какой мир действует в данный момент.
Это ведёт к интересному наблюдению. Почему так много людей чувствуют себя вечером совершенно измотанными, хотя «ничего не успели»? Не из-за объёма работы. А потому что они двадцать раз заставили свой мозг начать заново.
Ведь любят говорить, что мозг — это мышца, которую нужно тренировать, поддерживать в форме. Так что позволю себе сравнение с тренировкой в спортзале. Если среди моих читателей есть настоящие спортсмены, поправьте меня, если я провожу сравнение неверно.
Представим спортсмена, который целенаправленно прорабатывает определённые группы мышц. Его цель — сбалансированным планом обеспечить общий набор мышечной массы, силу и форму. Каждая группа мышц тренируется сосредоточенно и затем получает достаточное восстановление. В выдержках:
Понедельник, верх тела, жим:
- Жим лёжа 4 × 6–8
- Жим гантелей на наклонной 3 × 8–10
- Жим над головой 3 × 8–10
- Разведения в стороны 3 × 12–15
- Разгибания на трицепс в блоке 3 × 10–12
- Планка 3 × 45–60 секунд
Вторник, низ тела:
- Приседания или жим ногами 4 × 6–10
- Румынская становая тяга 3 × 8–10
- Выпады 3 × 10 на каждую ногу
- Сгибания ног 3 × 10–12
- Подъёмы на носки 4 × 12–15
- Подъёмы ног 3 × 10–15
Среда, восстановление:
- Лёгкое движение, около 30–45 минут ходьбы, велосипеда или спокойного плавания, без изнуряющих упражнений
Четверг, верх тела, тяга:
- Подтягивания или тяга верхнего блока 4 × 6–10
- Тяга в блоке 3 × 8–12
- Тяга гантели одной рукой 3 × 8–10 на сторону
- Обратные разведения 3 × 12–15
- Face pulls 3 × 12–15
- Сгибания на бицепс 3 × 10–12
Пятница, всё тело и атлетика:
- Становая тяга или тяга trap-bar 3 × 5–6
- Приседания с гантелью 3 × 10
- Отжимания или лёгкий жим лёжа 3 × 10–15
- Гребля 3 × 10–12
- Прогулка фермера 4 × 30–40 метров
- 15–20 минут умеренного кардио
Выходные, восстановление и выносливость:
- Один день полностью свободен, в другой опционально 30–60 минут лёгкого кардио или другой вид спорта
План со структурой. Каждая группа мышц получает свой день, свой стимул, своё восстановление. Не нужно быть спортивным учёным, чтобы увидеть, что здесь нечто выстраивается.
Для сравнения — спортсмен, который хочет всё сразу. Максимально фрагментированный план тренировок. Понедельник, вторник, четверг и пятница, каждый день одно и то же:
- Жим лёжа 1 × 10
- Жим гантелей на наклонной 1 × 10
- Жим над головой 1 × 10
- Разведения в стороны 1 × 10
- Прыжки со скакалкой 5 минут
- Разгибания на трицепс в блоке 1 × 10
- Приседания или жим ногами 1 × 10
- Румынская становая тяга 1 × 10
- Выпады 1 × 10 на каждую ногу
- Пресс-ноги-ягодицы 5 минут
- Сгибания ног 1 × 10
- Подъёмы на носки 1 × 10
- Подтягивания или тяга верхнего блока 1 × 10
- Тяга в блоке 1 × 10
- Тяга гантели одной рукой 1 × 10 на сторону
- Обратные разведения 1 × 10
- Face pulls 1 × 10
- Сгибания на бицепс 1 × 10
- Горячая йога 5 минут
- Становая тяга или тяга trap-bar 1 × 10
- Приседания с гантелью 1 × 10
- Отжимания 1 × 10
- Прогулка фермера 5 минут
- Кардио 5 минут
- Планка 1 × 15 секунд
- Подъёмы ног 1 × 10
Между этим постоянно меняется тренажёр, настраивается вес, ищется коврик, выбирается следующая свободная зона. Ни одна мышца не получает серьёзного тренировочного стимула, но каждая успевает ненадолго узнать, что её сегодня тоже имели в виду.
Если этот второй план было утомительно читать — таков и был замысел. Именно так выглядит день, который мы называем продуктивностью.
Вернёмся к управлению. Иногда оно и правда выглядит похоже. Другие комнаты, другие звонки, другие рабочие группы, новые темы. Быстренько ещё одно решение. Между делом взял на себя «обезьяну» коллеги. Несколько писем, два сообщения в Teams, обратный звонок. И вот уже совершенно другой контекст. И всё же мы называем это продуктивностью.
Наверняка пришло время снова уделять темам больше времени, стать хозяином собственного дня и снова давать отдельным мыслям достаточно пространства, чтобы вообще могла возникнуть глубина. От этого к концу дня не обязательно меньше устаёшь, но, вероятно, ты действительно был продуктивен — и можешь даже вспомнить детали.
Провокационно замечу, что отчасти причина того, что стратегия отступает за скорость реакции, как я описал несколько недель назад в статье «Новый слой координации», кроется и в этой проблеме. Но причина может быть иной, чем я утверждал тогда. Возможно, стратегия так трудна сегодня не потому, что нам нужно быть быстрее, и не потому, что нам не хватает идей. А потому, что никто не остаётся в одном пространстве мысли достаточно долго.
Возможно, продуктивность сегодня уже не в том, чтобы делать как можно больше вещей одновременно. Возможно, она в том, чтобы допускать как можно меньше контекстов одновременно.
Глубина не возникает между двумя прерываниями. Она возникает там, где мысли позволено прожить достаточно долго.